Compartir archivos de forma segura con OneDrive y SharePoint
OneDrive y SharePoint le permiten compartir un archivo enviando un enlace en lugar de un adjunto. Los enlaces son más seguros porque usted decide quién puede abrir el archivo, puede cambiar de opinión después y todos trabajan sobre la misma copia actualizada.
Compartir un archivo o carpeta
- Abra OneDrive o el sitio de SharePoint en su navegador, o haga clic derecho en el archivo dentro de la carpeta de OneDrive en su computadora.
- Seleccione el archivo o la carpeta y elija Share (Compartir).
- Antes de enviarlo, abra la configuración del enlace (a menudo un icono de engranaje o la línea que indica para quién funciona el enlace) y elija quién puede usarlo (vea abajo).
- Elija si las personas can edit (pueden editar) o solo can view (pueden ver).
- Escriba los nombres o correos de las personas, agregue un mensaje breve si desea y seleccione Send (Enviar). O seleccione Copy link (Copiar vínculo) para pegarlo usted mismo.
Elija para quién funciona el enlace
- Specific people / People you choose (Personas específicas): solo las personas que usted indique pueden abrirlo, y es posible que deban verificar su correo. La mejor opción para la mayoría de los archivos de trabajo.
- People in your organization (Personas de su organización): cualquier persona con cuenta de trabajo en su empresa que tenga el enlace.
- People with existing access (Personas con acceso existente): no da acceso nuevo. Útil para enviar el enlace a alguien que ya tiene permiso.
- Anyone (Cualquier persona): cualquiera que reciba el enlace puede abrirlo, incluso si se lo reenvían. Úselo solo para archivos no confidenciales, como un folleto público.
Algunas de estas opciones pueden estar ocultas o desactivadas si su organización restringió el uso compartido. Eso es intencional.
Cuando comparta con alguien fuera de su empresa, elija Specific people y can view, a menos que realmente necesite hacer cambios.
Poner fecha de vencimiento o contraseña
En los enlaces que envía fuera de su empresa, normalmente puede establecer una fecha de vencimiento (expiration date) en la configuración del enlace. Después de esa fecha, el enlace deja de funcionar. En los enlaces “Anyone” también puede poner una contraseña; envíe esa contraseña por otro medio (por ejemplo, por teléfono), no en el mismo correo.
Dejar de compartir o revisar quién tiene acceso
- Seleccione el archivo o la carpeta y elija Share o el menú … (Más), luego Manage access (Administrar acceso).
- Revise la lista de personas y enlaces.
- Para quitar a alguien, cambie su permiso a Remove access (Quitar acceso) o Stop sharing (Dejar de compartir). Para desactivar un enlace, elimínelo de la lista.
Es buena práctica revisar los elementos compartidos cada pocos meses, sobre todo al terminar un proyecto o cuando un empleado se va.
¿Por qué no enviar simplemente un adjunto?
- Una vez enviado un adjunto, no puede recuperarlo ni controlar a quién se reenvía.
- Las copias se multiplican y nadie sabe cuál es la versión actual.
- El correo puede pasar por sistemas que usted no controla.
No envíe información confidencial, como números de Seguro Social, datos bancarios, expedientes médicos o contraseñas, como adjuntos de correo normales. Compártala con un enlace Specific people con fecha de vencimiento, o consúltenos sobre las opciones seguras que tiene su organización.
Lista rápida antes de compartir
- ¿Es el archivo correcto (y no toda la carpeta)?
- ¿El enlace funciona solo para quienes lo necesitan?
- ¿Necesitan editar o solo ver?
- ¿Debería vencer el enlace?
